Selvitys asiakkaalle henkilötietojen käsittelystä Tradekan sairauskassassa

päivitetty16.5.2018


Rekisterin pitäjä


Tradekan sairauskassa


Rekisteriasioiden yhteyshenkilö


Satu Relander-Mäkinen p. 0400 578882 email: satu.relander-makinen@tradeka.fi. Osoite: Hämeentie 19 00500 HKI. Tietosuojavastaavana toimii Tomi Marttinen email tomi.marttinen@sofigate.com, Sofigate The Business Technology Company. Osoite: Tekniikantie 12 02150 Espoo


Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste


Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten ja sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on myös kassan jäsenyyssuhteen hoito, asiakaspalvelu ja jäsenyyteen perustuva tilastointi ja raportointi. Perusteena käsittelylle on asiakkaan antama nimenomainen suostumus ja Vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2.)


Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet


Muilta kuin rekisteröidyltä itseltä saatujen tietojen sisältö: yksilöintitiedot asiakkaasta, rekisteröityjen työnantajatiedot, palveluntuottajilta saatava tieto, jäsenmaksutiedot, palkattomat poissaolot.


Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen


Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan erillisestä pyynnöstä. Vakuutuskassalain 165c§ mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.


Rekisterien suojaus


Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Vakuutuskassalain 165 § nojalla. Nämä henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolo- ja salassapitositoumukset. Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja. Myös kassan ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Vakuutuskassalain 165 § nojalla. Hallituksen jäsenet ovat myös allekirjoittaneet vaitiolo- ja salassapitositoumukset. Tietoja säilytetään lukitussa tilassa, lukituissa kaapeissa, joihin on pääsy vain kassan toimihenkilöillä. WMSAKA lisäetuus ja Kelan etuusjärjestelmiin on käyttöoikeudet vain kassan toimihenkilöillä ja kassanjohtajalla. Henkilöillä on ohjelman käyttöön henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Asiakaspalvelutilanteessa asiakas tunnistetaan pyytämällä häntä kertomaan henkilöllisyystunnuksensa ja tarvekohtaisesti henkilöllisyystodistus.


Henkilötietojen säilyttämisaika


Jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi. Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään Kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.


Tietosuojaprosessikaavio

Käsittelemme myös jäsentemme sairausvakuutuslain mukaisia etuuksia. Voit tutustua tietosuojaukseen ja henkilötietojen käsittelyyn Kelassa tässä linkissä.