TRADEKAN SAIRAUSKASSAN JÄSEN – JA LISÄETUUSREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle

Päivitetty 6.4.2022.

Rekisterin pitäjä

Tradekan sairauskassa

Postiosoite: Jaakonkatu 3 01620 Vantaa

Puh: 0400 578882

Y-tunnus: 0432612-0

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Satu Relander-Mäkinen
puh. 0400 578882
email: satu.relander-makinen@tradeka.fi.

Osoite: Hämeentie 19 00500 HKI.

Tietosuojavastaavana toimii

tietosuojavastaava@tradeka.fi
Sofigate The Business Technology Company.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat Tradeka sairauskassan osakasyritysten työsuhteessa tai aiemmin olleet henkilöt. Käsittelyn tarkoitus on sairauskassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten käsittely ja sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien käsittely ja maksaminen sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi. Käsittelyn tarkoituksena on myös kassan jäsenyyssuhteen hoito, asiakaspalvelu ja jäsenyyteen perustuva tilastointi ja raportointi.

Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, Vakuutuskassalain mukainen toiminta sekä Sairausvakuutuslain velvoitteet. Tradekan sairauskassan jäsenyys on pakollinen, kun työntekijä solmii työsuhteen Tradekan sairauskassan toimintapiiriin kuuluvan osakasyrityksen kanssa Tradekan sairauskassan sääntöjen mukaisesti. Sähköinen asiointi edellyttää asiakkaan suostumusta sähköisessä asiointipalvelussa.

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

  • Etunimi, Sukunimi
  • Henkilötunnus
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Pankkiyhteys
  • Verotuskunta
  • Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • Jäsenyyden alkaminen ja päättyminen
  • Palkattomat kaudet (poissaolot)
  • Korvauspäätökset ja korvausten maksutiedot
  • Tradekan sairauskassan sähköisen asioinnin alkamis- ja päättymisaika
  • Sopimuskumppanit (esim. hammaslääkärikeskukset ja apteekit) toimittavat kassaan tietoja asiointiajankohdista, asioinnin syistä ja kustannuksista

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn tiedot saadaan Tradekan sairauskassan toimintapiiriin kuuluvan osakasyrityksen HR-yksiköstä sekä rekisteröidyn itsensä antamat tiedot. Sähköisen asioinnin kautta kerätään rekisteröidyn itsensä asiointiin tallentamat tiedot.

Lisäetuusmaksamiseen liittyviä tietoja saadaan sairauskassan sopimuskumppaneilta esim. hammaslääkärikeskukset ja apteekit) toimittavat kassaan tietoja asiointiajankohdista, asioinnin syistä ja kustannuksista.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.  

Luovutamme tietoja viranomaisille KELAlle voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa. Muutoin tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan erillisestä pyynnöstä tai Vakuutuskassalain 165c§ mukaisissa tilanteissa vakuutusalan lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Rekisterien ja tietojen suojauksen periaatteet

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Tradekan sairauskassan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

Tradekan sairauskassassa suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos havaitsemme, että kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietoja käytetään väärin, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Jäsenyyteen ja etuusasioihin liittyviä käyttötarkoituksen mukaisia asiakirjoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuluva + 6 vuotta. Sähköisen asioinnin henkilötietoja säilytetään asioinnin rekisterissä sähköisen asioinnin suostumuksen voimassaoloajan. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

  • Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
  • Vastustamisoikeus
  • Oikeus peruuttaa suostumus niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta perustetta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Miten rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan?

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyssä voit olla yhteydessä yllämainittuun rekisterinpitäjän yhteysosoitteeseen.